Sitzungsniederschrift / Protokoll

Eine Sitzungsniederschrift ist über jede Verhandlung des Betriebsrats anzufertigen, § 34 Abs.1 BetrVG. Allerdings darf man davon ausgehen, dass sich diese Vorschrift grundsätzlich auf Betriebsratssitzungen bezieht. Auch der Betriebsausschuss und andere Ausschüsse des Betriebsrats haben eine Sitzungsniederschrift anzufertigen. Die Sitzungsniederschrift ist eine Privaturkunde im Sinn des § 416 Zivilprozessordnung. Sie gehört zu den Akten des Betriebsrats.

Von wem muss das Protokoll der Betriebsratssitzung unterzeichnet werden?

Wann müssen Sitzungsniederschriften angefertigt werden?

Sitzungsniederschriften müssen angefertigt werden bei:

  • jeder BR-Sitzung, auch wenn keine Beschlüsse gefasst werden,
  • jeder Verhandlung des Gesamtbetriebsrats (§ 51)
  • jeder Verhandlung des Konzernbetriebsrats (§ 59)
  • jeder Verhandlung der JAV (§ 65)
  • Ausschüsse/Gremien (§§ 27, 28)
  • Arbeitsgruppen (§ 28a)

Fehlt die Niederschrift sind die Beschlüsse zwar gültig, aber der Beweis, dass sie ordnungsgemäß zustande gekommen sind, geht verloren (§ 286 ZPO).

Niederschriften müssen nicht angefertigt werden bei:

  • Verhandlungen mit dem Arbeitgeber
  • BR-Beratungen
  • Einzelgespräche mit Mitarbeitern

Das Sitzungsprotokoll muss gemäß § 34 Abs. 1 Satz 1 BetrVG mindestens den Wortlaut der in der Sitzung gefassten Beschlüsse und die Angabe des Stimmenverhältnisses enthalten. Darüber hinaus sollte es alle gestellten Anträge sowie die wesentlichen Diskussionsinhalte erfassen. Das Protokoll der Betriebsratssitzung muss schließlich vom Betriebsratsvorsitzenden sowie einem weiteren Betriebsratsmitglied unterschrieben werden (§ 34 Abs. 1 Satz 2 BetrVG). Beigefügt werden muss dem Sitzungsprotokoll grundsätzlich auch die Anwesenheitsliste der jeweiligen Sitzung, in die sich jeder Sitzungsteilnehmer eigenhändig mit seiner Unterschrift eingetragen hat.

Mindestinhalt einer Sitzungsniederschrift

  • Datum, Uhrzeit, Beginn und Ende der Sitzung,
  • die Anwesenheitsliste, in der alle Teilnehmenden einer Betriebsratssitzung sich eigenhändig einzutragen haben. Des weiteren muss sie von allen Teilnehmenden unterschrieben sein. Dies gilt auch für nur zeitweilige Teilnahmen unter Angabe des Zeitrahmens.
  • Leitung der Sitzung,
  • welche Tagesordnung behandelt wurde (Anhang),
  • der Wortlaut der gefassten Beschlüsse,
  • das Abstimmungsergebnis zu den jeweiligen Beschlüssen,
  • die Unterschrift des Betriebsratsvorsitzenden und eines weiteren Betriebsratsmitglieds (Schriftführer).

Weitere Formalitäten können Bestandteil einer Geschäftsordnung gem. § 36 BetrVG sein.

Haben der Arbeitgeber oder ein Beauftragter der Gewerkschaft an einer Betriebsratssitzung teilgenommen, so erhalten sie den entsprechenden Auszug gem. ihrer Teilnahme ohne Abstimmungsergebnis, § 34 Abs. 2 BetrVG.

Einwendungen gegen den Inhalt einer Sitzungsniederschrift können von jedem, der an der betreffenden Sitzung teilgenommen und Kenntnis vom Inhalt hat, erhoben werden. Dies muss unverzüglich und schriftlich beim Betriebsratsvorsitzenden eingehen. Der Betriebsratsvorsitzende hat die ordnungsgemäß erhobenen Einwendungen der Sitzungsniederschrift beizufügen und den Betriebsrat davon in Kenntnis zu setzen.

Auf die Wirksamkeit von Beschlüssen haben die Einwendungen gegen die Richtigkeit einer Sitzungsniederschrift keinen Einfluss. In der Folgesitzung kann der Betriebsrat die Sitzungsniederschrift gem. den Einwendungen verändern oder belassen.

Nach § 34 Abs. 3 haben nur die Betriebsratsmitglieder jederzeit ein Einsichtsrecht in die Sitzungsniederschriften. Dies bedeutet, dass z.B. die Schwerbehindertenvertretung keinen vergleichbaren Anspruch hat. Allerdings haben die Betriebsratsmitglieder keinen Anspruch auf Überlassung.

Arten von Protokollen

Der Betriebsrat kann zwischen folgenden Protokollarten zur Erfassung von Beschlüssen und Abstimmungen wählen:

Wortprotokoll

Wörtliche Wiedergabe des gesamten Verhandlungs- und Gesprächsverlaufs mit Namensnennung; Ist nahezu vollständig und trägt somit die größte Beweiskraft; Ergebnisse sind nachvollziehbar.

Verlaufsprotokoll

Wiedergabe der Sachargumente und Festhalten der Ergebnisse; Dokumentiert werden nur die wesentlichen Diskussionspunkte sowie der grobe Verlauf der Sitzung. Anhand derer können später die Hintergründe und Argumentationen zu den Tagesordnungspunkten nachvollzogen werden.

Kurzprotokoll

Gestrafftes Verlaufsprotokoll, erfasst werden nur die Pro-Argumente sowie wichtige Informationen und die Ergebnisse der Abstimmung; Schnelle und übersichtliche Art der Protokollanfertigung; Keine Namensnennung.

Ergebnisprotokoll

Festgehalten werden nur die Ergebnisse; Beschlüsse, Abstimmungen sowie die Namen der an der Abstimmung teilnehmenden Personen werden nicht aufgeführt; Kein Hinweis auf das Zustandekommen der Ergebnisse oder den Diskussionsverlauf, daher besonders für Besprechungen geeignet.

Beschlussprotokoll

Erfüllt die minimale Gesetzesvorlage, es wird lediglich der Wortlaut der gefassten Beschlüsse protokolliert und das Ergebnis der Abstimmung festgehalten.

Gedächtnisprotokoll

Nachträgliche Anfertigung der Sitzungsniederschrift, häufig in Form einer Gesprächsnotiz (Achtung: Gefahr von Ungenauigkeiten!)

Praxis-Tipp: Die 12 Protokollregeln

Durch die Sitzungsniederschrift ist auch für den Betriebsrat die eigene Arbeit transparent nachvollziehbar. Eine ordnungsgemäß angefertigte Sitzungsniederschrift kann im Falle einer Beweisführung zu erheblichen Erleichterungen beitragen. 

Ein gutes Protokoll sollte:

  1. wahr sein,
  2. objektiv und sachlich sein,
  3. auf Tatsachen beruhen, nicht auf Gefühlen und Meinungen basieren,
  4. für Nichtbeteiligte problemlos verständlich sein,
  5. sich auf das Wesentliche beschränken,
  6. sachlogisch gegliedert und logisch aufgebaut sein,
  7. so kurz wie möglich, so lang wie nötig, dem Zweck angepasst sein,
  8. leicht verständlich, in klarem Deutsch abgefasst sein,
  9. ohne Floskeln und Stilblüten auskommen,
  10. im Präsens und i. a. indirekter Rede verfasst sein,
  11. Anträge und Beschlüsse wörtlich, in direkter Rede enthalten,
  12. optisch gut lesbar sein.

Einsichtsrecht und Abschriften

Jedes Betriebsratsmitglied hat gemäß § 34 Abs. 3 BetrVG jederzeit das Recht, Einsicht in die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse zu nehmen. Jederzeit bedeutet hierbei, dass das Einsichtsrecht keiner besonderen zeitlichen Beschränkung und Begründungspflicht unterliegt.

Nicht erfüllt wird das Einsichtsrecht jedoch, wenn Betriebsratsmitglieder lediglich auf aufgedruckte und abgeheftete Unterlagen verwiesen werden, die auch in elektronischer Form vorliegen und eingesehen werden können. Zu den Unterlagen des Betriebsrats zählen sämtliche in Papierform vorliegende Aufzeichnungen, sowie auf Datenträgern gespeicherte Daten und seine E-Mail Korrespondenz.

Das Recht auf Einsichtnahme kann dabei weder durch eine Geschäftsordnung noch durch einen Betriebsratsbeschluss eingeschränkt werden. Auch eine Einschränkung mit dem Verweis auf die Bestimmungen des Datenschutzes ist nicht rechtmäßig.