Schriftführer, Protokollführer

Der Schriftführer oder Sekretär des Betriebsrats ist die Person, die bei der Betriebsratssitzung die Sitzungsniederschrift bzw. das Protokoll anfertigt („führt“).

Üblicherweise wird der Schriftführer aus den Reihen der Betriebsratsmitglieder bestimmt. Damit die Arbeit nicht immer an einer Person hängen bleibt, kann auch in jeder Betriebsratssitzung ein anderes Mitglied die Protokollführung übernehmen. Zweckmäßig ist es aber, dies im Voraus zu klären, damit nicht bei jeder Sitzung viel Zeit verloren geht, um jemanden zu finden, der diese Aufgabe übernimmt.

Sonderrolle Schriftführer: Was muss ich beachten?

Pflicht der Protokollführung

Der Betriebsrat muss über jede Sitzung Protokoll führen. Das Protokoll muss mindestens den Wortlaut der Beschlüsse enthalten und es muss klar sein, wer an der Sitzung teilgenommen hat. Über Verhandlungen des Betriebsrats mit dem Arbeitgeber muss kein Protokoll geführt werden, es ist aber zweckmäßig, Stichpunkte zu notieren, um mindestens den Verhandlungsstand festzuhalten. 

Auch über Sitzungen des Betriebsausschusses oder anderer Ausschüsse ist ein Protokoll zu fertigen. Wie dies zu geschehen hat, ist in § 34 BetrVG geregelt.

Aufgaben, Rechte und Pflichten des Schriftführers

Der Schriftführer ist kein Betriebsratsmitglied, wie jedes andere. Er hat zwar nicht mehr Rechte aber erheblich mehr Pflichten als andere Betriebsratsmitglieder. Schriftführer haben, gemeinsam mit dem Betriebsratsvorsitzenden, darauf zu achten dass über jede Betriebsratssitzung eine Sitzungsniederschrift erstellt wird (siehe § 34 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Die Sitzungsniederschrift dient vor allem dem Nachweis der Ordnungsmäßigkeit und Rechtsgültigkeit der Betriebsratsbeschlüsse.

Wahl des Schriftführers

Der Betriebsrat kann ein Betriebsratsmitglied zum Schriftführer bestellen. Die Bestellung erfolgt grundsätzlich durch einen ordentlichen Beschluss des Betriebsrats. Der Betriebsratsvorsitzende ist nicht berechtigt eigenmächtig ein Betriebsratsmitglied als Schriftführer zu bestimmen.

Gerade in größeren Betrieben kann der Betriebsrat auch eine Schreibkraft, die kein Betriebsratsmitglied ist, mit der Erstellung der Sitzungsniederschrift beauftragen. Diese Schreibkraft ist dann zur Teilnahme an den Sitzungen des Betriebsrats berechtigt, um das Protokoll erstellen zu können. Sie ist jedoch nicht stimmberechtigt und muss zur Beschlussfassung den Raum verlassen.

Sitzungsniederschrift / Protokoll

Eine der Hauptaufgaben des Schriftführers ist die Erstellung der Sitzungsniederschrift. Diese sollte möglichst ausführlich erstellt werden, um Argumente und Erwägungen auch später noch nachvollziehen zu können. Die Beweiskraft einer solchen Niederschrift ist erheblich.

Erfahren Sie mehr zur Sitzungsniederschrift

Einsichtnahme in das Protokoll durch die Betriebsratsmitglieder

Jedes Betriebsratsmitglied hat gemäß § 34 Abs. 3 BetrVG jederzeit das Recht, Einsicht in die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse zu nehmen.  

Jederzeit bedeutet hierbei, dass das Einsichtsrecht keiner besonderen zeitlichen Beschränkung und Begründungspflicht unterliegt. Nicht erfüllt wird das Einsichtsrecht jedoch, wenn Betriebsratsmitglieder lediglich auf ausgedruckte und abgeheftete Unterlagen verwiesen werden, die auch in elektronischer Form vorliegen und eingesehen werden können.
 

Wer darf die Protokolle einer Betriebsratssitzung ansehen?

Zu den Unterlagen des Betriebsrats zählen sämtliche in Papierform vorliegende Aufzeichnungen, sowie auf Datenträgern gespeicherte Daten und seine E-Mail Korrespondenz.

Das Recht auf Einsichtnahme kann dabei weder durch eine Geschäftsordnung noch durch einen Betriebsratsbeschluss eingeschränkt werden. Auch eine Einschränkung mit dem Verweis auf die Bestimmungen des Datenschutzes ist nicht rechtmäßig. 

Ferner ist auch ein Einsichtsrecht für Ersatzmitglieder vorgesehen, wenn diese ein verhindertes Betriebsratsmitglied vertreten oder sich auf eine bevorstehende Betriebsratstätigkeit als Vertreter eines verhinderten ordentlichen Mitglieds vorbereiten müssen. 

Personen, die weder dem Betriebsrat angehören noch Ersatzmitglied sind, jedoch berechtigt sind an Betriebsratssitzungen teilzunehmen, wie beispielsweise die Schwerbehindertenvertretung, kommt kein Einsichtsrecht zu. 

Nimmt der Arbeitgeber an einer Sitzung des Betriebsrats teil, ist er berechtigt eine Kopie der Sitzungsniederschrift für den Teil der Sitzung zu erhalten, an dem er teilgenommen hat. Er hat jedoch zu keiner Zeit Anspruch auf die gesamte Sitzungsniederschrift. Auch der Gewerkschaftssekretär hat ein Anspruch auf das Protokoll für den Teil der Sitzung, an dem er teilgenommen hat. 

Formalien

Das Protokoll muss vom Betriebsratsvorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Betriebsrats unterschrieben werden. Dies übernimmt meistens der Schriftführer.